Bei der Pflege mit Herz GmbH aus Chemnitz sollte 2022 mittels sogenannter Workhacks Veränderungen in der Arbeitsorganisation herbeigeführt werden. Was Workhacks ausmacht, sind agile Arbeitsmethoden und Denkweisen: In kurzer Zeit sollen Veränderungen in der Zusammenarbeit aus dem Team für das Team der ambulanten Pflege entwickelt werden, so der Wunsch der Bereichsleitung und Teamleiter*innen.

Was waren die Herausforderungen?

Zwei ambulante Pflegeteams in der Pflege mit Herz GmbH standen zu Beginn des Jahres 2022 am Punkt ihrer Neufindung: Es gab einige Neueinstellungen, wodurch sich die Teams intern erst einmal finden mussten. Jedes Teammitglied brachte unterschiedliche Erfahrungen und Arbeitsweisen mit. Da ist es auch ganz logisch, dass hier Routinen von „alteingesessenen“ Mitarbeiter*innen auf neue Impulse der neuen Mitarbeiter*innen treffen. All dies mündete in unterschiedlichen Kommunikationsweisen bei der Arbeit, die dann u.a. zu Schwierigkeiten in der Dienstübergabe führten.

Wie wurden diese angegangen?

In vier Kurzworkshops à 1,5 Stunden wurde sich der effektiven und effizienten Entwicklung von Veränderungen im Arbeitsalltag durch das Team gewidmet. In den aufeinander aufbauenden Terminen kümmerten sich die Mitarbeiter*innen gemeinsam darum, zusammen einen konkreten Workhack für ihre Herausforderungen bei der Arbeit zu entwickelt.

Dieser Prozess wurde moderiert vom Team PFLEX SACHSEN. Zum Einsatz kam dabei auch der Workhack „Rückschau“ (siehe Fallbeispiel Pflegedienst Mehlis: https://pflex-sachsen.de/pflex/aktuelles/newsdetail?tx_news_pi1%5Baction%5D=detail&tx_news_pi1%5Bcontroller%5D=News&tx_news_pi1%5Bnews%5D=108&cHash=59a3b501e7b2dc47b425c1c6ec9de775).

Inhalte der Kurzworkshops:

• Workshop 1: Ermittlung von Herausforderungen und Festlegung erster Veränderungsansätze zur Dienstübergabe
• Workshop 2: Weiterarbeit an Veränderungsansätzen für die Dienstübergabe und Festhalten konkreter Verantwortlichkeiten; Entstehung des Workhacks zur Dienstübergabe
• Workshop 3: Reflexion der bisherigen Umsetzung und erneute Anwendung der Rückschau-Methodik
• Workshop 4: Reflexion des gesamten Veränderungsprozesses

Da wir von PFLEX SACHSEN auch die Kompetenz zur Durchführung von Veränderungsprozessen in den Teams selbst stärken wollten, erprobte beim dritten Workshoptermin eine Mitarbeiterin die Moderation der Rückschau-Methodik. So konnte das Team gleich kennenlernen, wie es ist, wenn Veränderungsprozesse direkt im Team methodisch angegangen werden.

Neben der großen Herausforderung der Dienstübergabe wurden in den Workshops auch die Herausforderungen Autosauberkeit, Teamtreffen und Tourenorganisation besprochen und erste Maßnahmen abgeleitet.

Welche Lösungen wurden entwickelt?

Die Teams überlegten sich für ihre gemeinsame Dienstübergabe folgende Verbesserungsansätze:

• Wir führen ein festes Tourenbuch pro Tour ein. Dieses wird von einer Kollegin vorstrukturiert.
• Folgende Informationen sollen von jedem Teammitglied nach der Tour eingetragen werden:
  • Name des*der Klient*in, Datum
  • Informationen zum / zur Klient*in
    • Auffälligkeiten und Besonderheiten (wie Hinweise zu besonderen Erkrankungen oder zur besseren Erreichbarkeit der Person)
    • Ansteckende Krankheiten werden benannt und durch einen auffälligen Marker kenntlich gemacht
    • Durchgeführte Maßnahmen
    • Medikamentenänderungen und Hinweise zu Insulin
  • Hinweise zur Hilfsmittelbestellung sollen zeitnah vorgemerkt werden
  • Information zur Kommunikation des/der Klienten*in mit der Pflegedienstleitung, Hausärzt*innen oder Apotheken
  • Vermerk der Absage vermerken
  • Bei Bedarf: Bei Klient*innen, die lange nicht in der Tour gewesen sind oder ganz neu aufgenommen wurden, werden stichpunktartig die Besonderheiten benannt
  • Name des*der Mitarbeiter*in, Datum, Zeitpunkt des Eintragens

Wie machen sich diese Lösungen in der Praxis?

Zu Beginn:

Das neue Tourenbuch brauchte eine gewisse Anlaufzeit: Einige Mitarbeiter*innen schätzten es als sehr hilfreich ein, andere sahen es eher kritisch, da Informationen fehlten oder die Übergabe nicht durchgeführt wurde. Daher wurde für das Tourenbuch im dritten Workshop festgelegt, dass neben den Informationen zu den Klient*innen auch eine Information zu Zeit und Name der eintragenden Person im Tourenbuch enthalten sein muss, damit man sich bei Nachfragen an die richtige Pflegekraft wendet.

Zum letzten Workshop, zwei Wochen später, wurde die Festlegung zum Tourenbuch aber generell als hilfreich eingeschätzt: Der Workhack „Dienstübergabe“ schien nun also zu fruchten!

Nach ca. einem halben Jahr:

Wir wissen, dass Veränderungsprozesse immer dynamisch sind und zuvor getroffene Absprachen oft situations- und teamabhängig nochmal angepasst werden müssen. So auch bei der Pflege mit Herz GmbH: Das zuvor für alle festgelegte Tourenbuch wich nun einer dynamischeren Nutzung. Jedes Team fand durch den Workshop die für sich optimale, individuelle Nutzung – manche nutzen es alleinig, andere sprechen wichtige Dinge persönlich ab oder nutzen eine Mischung aus beidem.

Welche Rückmeldungen gibt es aus dem Team?

Die beiden, am Prozess mitwirkenden Teams schätzten die Erarbeitung des Workhacks sowie die Plattform für das Besprechen von Herausforderungen als sehr gelungen ein. Die Übergabe funktioniert nun viel besser. Ein Teamleiter schätzte zudem die Kommunikation untereinander als besser ein. Um die gute Kommunikation weiter aufrechtzuerhalten, wurden daher gleich konkrete Ableitungen für regelmäßige Teammeetings getroffen!

Generell sei es schön, dass durch die Workshops die Stärken der Teammitglieder hervorgehoben wurden, teilte uns die Bereichsleiterin mit. Der stärkenfokussierte Blick auf den Umgang mit Herausforderungen im Team hilft sehr, wenn Aspekte mit einem negativen Blickwinkel betrachtet werden. Auch sei vor allem die Kommunikation und das Verständnis untereinander durch die Workhack-Workshops verbessert worden, was sich wiederrum positiv auf die Dienstübergabe auswirkt.

Das sind doch tolle Ergebnisse!

Wir von PFLEX SACHSEN finden:

Bei den beiden Teams aus der Pflege mit Herz GmbH konnten durch mehrere kurze Workshops einige Verbesserungen in der Kommunikation (insbesondere untereinander und bei der konkreten Übergabe) erzielt werden. Das Verständnis füreinander wurde erhöht. Es ist so leichter, Kritik an einer neuen Maßnahme ernst zu nehmen und sachlich zu bearbeiten, um gemeinsam und konkrete Verbesserungen für die Maßnahme abzuleiten.

Wir freuen uns, dass wir mit dem Team durch die Workhack-Methodik einen Veränderungsprozess angestoßen haben, sich so eine Plattform für Ideen und Austausch entwickelte und dies die Grundlage für den künftigen Umgang mit Veränderungen im Team bietet.

Wir wünschen dafür alles Gute!