PFLEX.live am 16.03.2021: Dienstplangestaltung in der ambulanten Pflege – die „OP am offenen Herzen des Unternehmens“

Dienstplangestaltung – ein Dschungel voller Möglichkeiten. Wie plane ich die Schichten? Gibt es Teildienste oder nur zusammenhängende Dienste? Sollen Wochen rollieren? Oder nehme ich die Planung gleich für ein Jahr in einem Rahmendienstplan vor? Diesen Fragen wollten wir nachgehen und luden uns dazu Herrn Heinrich-Zehm, Professor für Pflegemanagement an der FH Dresden, in unsere Online-Austauschrunde am 16. März 2021 ein.

Prof. Dr. Heinrich-Zehm erklärte, dass sich Veränderungen im Dienstplan über geänderte Prozesse auf alle Funktionen des gesamten Unternehmens auswirken: Wichtige Überlegungen für die Dienstplangestaltung betreffen das Ausfallmanagement, die Unternehmenskultur und den Kulturkalender. So sei es wichtig, die Bedarfe des jeweiligen Unternehmens zu analysieren. Ebenfalls müsse im Unternehmen festgelegt werden, welche Dienstarten in Frage kommen. Wären zum Beispiel flexiblere Dienste für Eltern eine Option? Oder die Besetzung von Rentner*innen oder Student*innen für eher unbeliebte Wochenenddienste? Kommen Dauernachtwachen (zum Beispiel für Eltern) in Frage? Auch 7:7-Modelle (7 Tage Arbeit, 7 Tage frei) sind eine mögliche Dienstart in der ambulanten Pflege. Des Weiteren sollte auf unterschiedliche Feiertage geachtet werden.

Auch zur Dienstplangestaltung gibt es unterschiedliche Modelle, zum Beispiel Rahmendienstpläne, 3-Monats-Dienstpläne oder selbstorganisierte Dienstpläne. Beim Rahmendienstplan erfolgt die Planung für ein ganzes Jahr. Das bringt den Vorteil für das Unternehmen, dass weniger Wünsche der Mitarbeitenden beachtet werden müssen. Dienste könnten dann selbstständig getauscht und die Pflegedienstleitung nur über das Ergebnis des Tauschs informiert werden. Der 3-Monats-Dienstplan funktioniert in derselben Weise, nur dass hier für 3 Monate geplant wird, wie der Name schon verrät. Diese beiden Modelle benötigen aber zwingend ein weiteres Konzept: den Ausfalldienstplan. Dieser wird begleitet durch ein gut durchdachtes Ausfallmanagement.

Für das Ausfallmanagement kann es von Vorteil sein, einmal den Ausfall (krankheits- oder urlaubsbedingt) über die Monate verteilt zu visualisieren und die durchschnittliche Anzahl der Ausfälle zu betrachten, um entsprechende Bereitschaftsbesetzungen langfristig planen und koordinieren zu können. Dazu werden verschiedene Arten der Ausfallbesetzungen benötigt. Eine mögliche Art zur Rekrutierung von Ausfallbesetzungen ist der klassische Anruf aus frei, welcher häufig genutzt wird. Dieser führt aber leider auch dazu, dass es oftmals dieselben Mitarbeitenden sind, die einspringen und deren Arbeitszeitkonten sich ins schier Unermessliche füllen. Eine andere Lösung könnten sogenannte „Stand-by-Dienste“ darstellen, bei denen ein*e Mitarbeitende*r eine halbe Stunde vor Dienstbeginn (zum Beispiel von 5:30 Uhr bis 6:00 Uhr) Rufbereitschaft hat und, wenn in dieser Zeit ein Anruf eingeht, einspringt. Wenn nicht, dann hat der/die Mitarbeitende für diesen Tag frei. Die halbe Stunde Bereitschaft kann natürlich trotzdem als Arbeitszeit angerechnet werden. Auch „Joker-Dienste“ können das Ausfallmanagement bereichern. Hierbei handelt es sich um eine Art Springer-Dienst, bei dem der/die Mitarbeitende*r bei Dienstbeginn noch nicht weiß, in welchem Bereich er/sie eingesetzt wird. Zudem kann man sich durch Notfallpläne (z.B. Touren auflösen und auf andere Mitarbeitende verteilen, Zeit einkürzen durch eine kleine statt einer großen Morgentoilette), die im Zweifelsfall aktiviert werden, absichern.

Wichtig ist es, so Prof. Dr. Heinrich-Zehm, die vorhandenen Pflegefachkräfte optimal einzusetzen und zum Beispiel den Fokus auf die nicht-delegierbaren SGB V-Leistungen zu legen, welche häufig nur einen geringen Teil des Tages ausmachen. Dazu kann eine Ausfallpyramide erstellt werden, in der ersichtlich wird, wer wen ersetzt.

Auf Fragen zu Widerständen und Vorbehalten gegen neuartige Dienstplangestaltungen erklärte der Professor, dass es ein langer Prozess sei. Wobei es wichtig wäre, in Teambesprechungen immer wieder über Bedenken und Probleme zu sprechen, da das Modell nicht mehr in Frage gestellt und von allen mitgetragen werden sollte. Zudem interessierte sich eine Zuhörerin dafür, wie die Klient*innen auf verschiedene Änderungen reagierten (zum Beispiel darauf, dass keine Normalversorgung vor 7 Uhr stattfindet) . Dazu erläuterte Herr Heinrich-Zehm, dass das Unternehmen dadurch keine Klient*innen verloren habe. Unwirtschaftlich sei das Modell ebenfalls nicht, die Wirtschaftlichkeit habe sogar zugenommen.

Wir konnten also aus dem Vortrag des von Herrn Heinrich-Zehm vieles lernen und einige Ideen für die Praxis mitnehmen.