PFLEX.Workshop: Sind Ausfälle in der ambulanten Pflege planbar? Wenn ja, wie?

Dieser großen Frage widmeten wir uns gemeinsam in unserem ersten PFLEX.Workshop in 2022: Am 20. Januar durften wir erneut Herrn Michael Heinrich-Zehm bei uns im Projekt begrüßen. Gemeinsam mit ihm besprachen wir, wie man Dienstpläne mit einem guten Ausfallmanagement langfristig vorplanen kann – umso besser für Abwesenheitsspitzen gewappnet zu sein.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Workshops zur Dienstplangestaltung und Ausfallmanagement

Etwas anders als geplant, aber besser als gar nicht: Wir freuten uns sehr, dass wir am 20. Januar erneut mit ambulanten Pflegediensten zu einem Workshop zusammenkommen konnten. Aufgrund der Corona-Pandemie entschieden wir uns, den Workshop in den virtuellen Raum zu verlegen. Und das tat der Sache keinen Abbruch!

Unser Referent, Prof. Dr. Michael Heinrich-Zehm von der Fachhochschule Dresden kam mit den 16 Teilnehmerinnen und Teilnehmern zunächst dazu ins Gespräch, wie sich die Branchendaten in der ambulanten Pflege in den kommenden Jahren entwickeln werden: Die Anzahl der in der Häuslichkeit zu pflegenden Personen steigt, gleichzeitig nimmt die Anzahl der Pflegekräfte ab. Häufig ist es dann auch leichter gesagt als getan, ausländische Pflegekräfte zu gewinnen. Daher, so Michael Heinrich-Zehm, ist es umso wichtiger, sich mit einem guten Ausfallmanagement zu beschäftigen, um Dienstpläne auch weiterhin gut zu gestalten. Dabei lohnt sich unter anderem die Unterscheidung von geplanten (Urlaub, Kur) und ungeplanten Ausfällen (Krankheit). Wenngleich Urlaubszeiten zwar meist gründlich vorgeplant werden, folgen nicht immer weitere Konsequenzen. Der geplante Ausfall sollte auf Grundlage der bisherigen Erfahrungen mit ungeplanten Ausfällen zusammengedacht werden. Denn erst durch die gemeinsame Analyse beider Ausfälle wird erkennbar, wie viele Mitarbeitende für kritische Tage zum abpuffern der Ausfälle vorgehalten

Eine Idee von Herrn Heinrich-Zehm ist ein Modell zum Personalausfall. Sein Ansatz: Aufbau eines Kernteams, um das herum ein „Flexiteam“ aufgebaut wird, welches flexibel einspringen kann oder verschiedene Aufgaben rund um das Kernteam übernehmen kann. Dafür braucht es einen Blick auf:

  • Das Team an sich
  • Erfassung des Personalausfalls
  • Die Aufgaben und deren Zuordnung
  • Qualifikationen
  • Tourenplanung
  • Pflegeauslastung
  • Nettoarbeitszeit
  • Personalbedarf
  • Einsatzplanung
  • Ausfall

Nach dieser ersten Analyse ist man in der Lage, gewisse Ausfallmanagementansätze wirklich effektiv umzusetzen. Beispielsweise hat man sich bei einer gewissen Unternehmensgröße einen Springerpool aufgebaut. Oder man erstellt Regeln, wen man wann aus dem frei heraus anrufen kann. Auch die stärkere Einbindung von Angehörigen ist eine Möglichkeit, mit Ausfällen von Mitarbeitenden umzugehen. Natürlich ist auch die Urlaubsplanung ein kritischer Faktor: Hier sollte man stets reflektieren, ob man nicht ggf. zu viele Personen auf einmal in den Urlaub entlässt – was bei zusätzlich möglichen Krankheitsfällen zu einem großen Problem werden könnte.

Natürlich sind neben diesen Maßnahmen auch gesunde Organisations- und Führungsstrukturen notwendig, damit alle anwesenden Mitarbeitenden fit und motiviert zur Arbeit erscheinen. Ein Betriebliches Gesundheitsmanagement bietet hierfür die notwendigen Rahmenbedingungen.

Zum Abschluss kamen wir mit den Teilnehmenden zu den Ansätzen ins Gespräch. Gemeinsam wurde in zwei Gruppen diskutiert, ob und wie sich das Modell in die berufliche Praxis übertragen ließe und welche Aufgaben an das „Flexiteam“ übergeben werden würden. Beispielsweise gibt es schon Pflegedienste, bei denen Rufbereitschaften durch Fachkräfte abgedeckt werden, die dann auch administrative Aufgaben übernehmen. Andere wiederrum setzen gezielt Bürotage für die Dokumentation an und nutzen die Springer, um kurzfristige Ausfälle zu kompensieren. Weiterhin gibt es in einem anderen Pflegedienst auch einen Ersatzdienst, der vornehmlich für das Wochenende genutzt wird und – bis auf Spitzen in den Krankheitsfällen – ganz gut funktioniert. Gerade da sind auch die Mitarbeitenden in der Pflicht, im eigenen Krankheitsfall, die vertretende Person laut Ersatzdienst anzurufen. Aber bei kleinen Teams gibt es zum Teil auch das Problem, dass Flexiteams und Rufbereitschaften gar nicht personell abzudecken sind – hier übernehmen die Führungskräfte dann Touren bei Ausfällen.

Der Austausch und der Workshop brachten spannende Ansätze aus Praxis und Theorie, um als ambulanter Pflegedienst mit planbaren Ausfällen umzugehen. Ein Plus für alle!