PFLEX.live am 19.05.2022: Tourenplanung – nichts schwerer (oder doch einfacher?!) als das

Plötzliche Krankmeldungen, Urlaub, kurzfristige Schließzeiten von Kitas und Zeit für Dokumentation … da braucht es verlässliche und effiziente Strukturen, in die die Fahrten zu den einzelnen Klientinnen und Klienten eingebettet sind. Die „Tourenplanung“ ist gar nicht so einfach, müssen doch verschiedene Aspekte beachtet werden – genau darum ging es in unserer PFLEX.live-Runde am 19. Mai 2022.

Gemeinsam mit Prof. Dr. Michael Heinrich-Zehm von der Fachhochschule Dresden warfen wir in unserer zweiten PFLEX.live-Runde im Mai 2022 einen Blick auf die Tourenplanung – einem Thema von immenser Bedeutung für die ambulanten Pflegedienste, wie sich auch schon in vorherigen Veranstaltungen zur Dienstplanung und Ausfallmanagement zeigte.

Herr Heinrich-Zehm verdeutlichte, dass es bei der Tourenplanung letztlich immer um zwei wichtige Punkte geht: Zum einen muss die Strategie des Unternehmens klar sein (Gewinn – Beachtung von Klient*innenwünsche – Effizienz). Die Unternehmensstrategie kann anhand von Fragen wie: „Wer sind wir als Unternehmen und wofür stehen wir? Was wollen wir leisten? Was müssen wir wirklich leisten? Was sind die Rahmenbedingungen für unsere Arbeit?“ herleiten.

Nachdem diese Punkte abgesteckt sind, geht es in den Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Die Planungsphase umfasst zu definierende Aspekte wie den Personalbedarf, die Dienstlänge, die Anzahl, Länge und Strecke der Touren oder auch Kund*innen- und Mitarbeiter*innenwünsche. Besonders die dann folgende Personalbedarfsberechnung benötigt einige Zeit, da neben den Brutto- auch die Netto-Soll-Personalbedarfe ermittelt werden müssen.

Ist die Planungsphase abgeschlossen, kommt man ins Tun (Do), und entwickelt eine erste Blaupause der Tourenplanung, in die die verschiedenen Leistungen einfließen und auch etwaige entstehende Lücken aufgefüllt werden. Wichtig ist auch hier, so hob Herr Heinrich-Zehm nochmal hervor, die Berücksichtigung der eigenen Strategie!

Nach einer gewissen Zeit muss überprüft werden (Check), ob der eigene Ansatz so passend war. Auch hier sollte z.B. die Strategie herangezogen werden und die Kapazitätsplanung kritisch beleuchtet werden. Zum Abschluss werden dann neue Handlungsansätze aus der Überprüfung heraus entwickelt (Act).

In der gemeinsamen Diskussion zeigten sich verschiedene Ansätze der Pflegedienste: Beispielsweise hat ein Pflegedienst kürzlich alle Klient*innen hergenommen und – losgelöst von der bisherigen Planung – komplett neue Touren auf dem Tisch sortiert. So konnten wesentlich kompaktere Touren entwickelt werden. Bei einem anderen Pflegedienst ist es bereits vertraglich festgehalten, dass es auch durch Verkehrsbedingungen in der Stadt zu zeitlichem Verzug kommen kann.

Sie stehen vor Ihrer Tourenplanung und kommen nicht weiter? Hier gab Herr Heinrich-Zehm den Tipp „Think out of the box“ – also einmal ganz losgelöst von festen Mustern die Dinge zu betrachten. Zum Beispiel die Wunderfrage nutzen à la „Wenn wir ab morgen alle Dienste ab 07:30 Uhr beginnen – was hätte sich geändert, damit das passiert?“. Probieren Sie das doch einmal aus!